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　　化妆品管理制度一、总则1.目的为加强公司化妆品的管理，确保化妆品质量安全，规范化妆品采购、储存、销售、使用等环节的操作，保障消费者的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有化妆品的采购、验收、储存、销售、使用、退货及不合格品处理等相关活动。3.职责分工采购部门：负责化妆品的采购工作，选择合格的供应商，确保采购的化妆品符合质量要求，并与供应商签订质量保证协议。质量管理部门：负责对采购的化妆品进行验收，检查化妆品的质量、包装、标签等是否符合相关标准和规定；对储存、销售、使用过程中的化妆品质量进行监督检查；负责不合格化妆品的审核和处理。仓库管理部门：负责化妆品的储存保管工作，确保化妆品储存条件符合要求，保证库存化妆品的质量安全；负责化妆品的出入库管理，做好库存盘点工作。销售部门：负责化妆品的销售工作，按照规定的销售流程进行销售，向消费者提供真实、准确的产品信息；负责处理消费者对化妆品的投诉和退换货事宜。使用部门（如有）：负责按照规定的方法和流程使用化妆品，确保使用安全和效果；配合质量管理部门做好化妆品质量监测工作。

　　二、采购管理1.供应商选择资质审核采购部门应选择具有合法经营资质的化妆品供应商，审核供应商的营业执照、生产许可证、化妆品生产企业卫生许可证等相关资质文件，并留存复印件备案。实地考察对于首次合作或重要的化妆品供应商，采购部门应进行实地考察，了解供应商的生产环境、质量管理体系、生产工艺等情况，评估其生产能力和质量保证能力。供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。2.采购合同签订要求采购部门与供应商签订的采购合同应明确化妆品的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款清晰、明确、合法有效。质量条款采购合同中应明确化妆品的质量标准，包括外观、气味、性能、安全性等方面的要求。同时，应约定供应商对产品质量负责的期限和方式，以及在产品出现质量问题时的处理措施。合同管理采购部门应建立采购合同台账，对采购合同进行统一编号、登记和管理。合同执行过程中，如发生变更或解除合同的情况，采购部门应及时办理相关手续，并将变更或解除的情况通知相关部门。3.采购订单下达要求采购部门根据销售订单、库存情况等因素，及时下达采购订单。采购订单应明确化妆品的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息，并确保订单内容与采购合同一致。跟踪管理采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。如遇供应商无法按时交货或产品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，如催货、换货、退货等，并将相关情况通知相关部门。

　　三、验收管理1.验收人员质量管理部门应指定专人负责化妆品的验收工作，验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉化妆品的质量标准和验收方法。2.验收依据化妆品的验收应依据国家相关标准、行业标准、企业标准以及采购合同的约定进行。验收人员应仔细核对化妆品的名称、规格、数量、包装、标签、说明书、合格证等信息，确保与采购订单和质量标准一致。3.验收内容外观检查检查化妆品的外观是否完好，有无破损、变形、渗漏等情况；检查化妆品的包装是否完整，标签是否清晰、准确，有无错别字、漏字、模糊不清等问题。质量检验按照规定的检验方法和标准，对化妆品的质量进行检验，包括色泽、气味、质地、稳定性、微生物指标、重金属含量等方面的检验。对于需要进行特殊检验的化妆品，如功效性化妆品，还应按照相关规定进行功效评价。资质文件审核审核化妆品的生产许可证、化妆品生产企业卫生许可证、产品质量检验报告、进口化妆品的检验检疫证明等相关资质文件，确保化妆品的来源合法、质量可靠。4.验收记录验收人员应如实填写化妆品验收记录，记录内容包括化妆品的名称、规格、数量、供应商、采购日期、验收日期、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，保存期限不少于产品有效期后一年。5.不合格处理拒收对于验收不合格的化妆品，验收人员应及时填写拒收报告，说明拒收原因，并将化妆品妥善保管，等待供应商处理。采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取换货、退货等措施，并承担相应的费用。让步接收对于某些不影响产品质量和使用安全的轻微缺陷，经质量管理部门审核同意后，可进行让步接收。让步接收的化妆品应在验收记录中注明，并采取相应的风险控制措施，如加强质量监控、缩短销售周期等。

　　四、储存管理1.仓库环境仓库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合化妆品储存要求。仓库内应设置必要的消防设施和安全防护设备，确保储存安全。2.分区分类存放仓库应按照化妆品的品种、规格、批次、有效期等因素进行分区分类存放，不同类别的化妆品应分开存放，并有明显的标识。同时，应根据化妆品的特性，合理安排储存位置，避免相互影响。3.库存管理入库管理化妆品入库时，仓库管理人员应根据验收记录，核对化妆品的名称、规格、数量、供应商等信息，确保与入库凭证一致。同时，应检查化妆品的包装是否完好，标签是否清晰，如有问题应及时通知质量管理部门处理。在库检查仓库管理人员应定期对库存化妆品进行检查，检查内容包括化妆品的外观、包装、标签、有效期等方面的情况。如发现化妆品有变质、损坏、过期等情况，应及时填写库存盘点表，并通知质量管理部门处理。库存盘点仓库应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析总结，如有差异应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。4.库存养护温湿度控制仓库应配备温湿度监测设备，实时监测仓库内的温湿度情况。根据化妆品的储存要求，合理调节温湿度，确保库存化妆品处于适宜的储存环境。防虫防鼠仓库应采取有效的防虫防鼠措施，如安装防虫网、放置鼠夹、鼠药等，防止害虫和老鼠对化妆品造成损害。搬运装卸在化妆品搬运装卸过程中，应轻拿轻放，避免碰撞、挤压，防止化妆品包装损坏和质量受到影响。

　　五、销售管理1.销售流程客户接待销售人员应热情、礼貌地接待客户，了解客户的需求，为客户提供专业的产品咨询和建议。产品介绍销售人员应向客户详细介绍化妆品的名称、规格、功效、使用方法、注意事项等信息，确保客户对产品有充分的了解。销售开票销售人员应根据客户的购买需求，开具销售发票或销售清单，注明化妆品的名称、规格、数量、价格等信息，并确保发票或清单内容真实、准确、完整。收款发货客户付款后，销售人员应及时通知仓库管理人员发货。仓库管理人员应按照销售订单的要求，及时、准确地发货，并做好发货记录。2.销售记录销售人员应建立销售记录台账，记录化妆品的销售日期、客户名称、产品名称、规格、数量、价格、销售金额等信息。销售记录应妥善保存，保存期限不少于产品有效期后一年。3.售后服务产品使用指导销售人员应向客户提供产品使用指导，告知客户正确的使用方法和注意事项，确保客户能够正确使用化妆品，达到预期的效果。投诉处理对于客户提出的投诉和意见，销售人员应及时受理，并进行记录。质量管理部门应根据投诉内容，对化妆品进行调查分析，如确属产品质量问题，应及时采取措施，如换货、退货、赔偿等，并向客户道歉，妥善处理投诉事宜。退换货管理公司应按照国家相关法律法规和公司规定，建立完善的退换货管理制度。对于符合退换货条件的化妆品，销售人员应及时为客户办理退换货手续，并做好相关记录。

　　六、使用管理（如有）1.使用部门职责制定使用计划使用部门应根据工作需要，制定化妆品的使用计划，明确化妆品的名称、规格、数量、使用时间等信息，并报相关部门审批。规范使用流程使用部门应制定化妆品的使用流程和操作规范，确保使用人员正确使用化妆品，避免因使用不当造成质量问题和安全事故。监督使用情况使用部门应安排专人负责监督化妆品的使用情况，检查使用人员是否按照规定的方法和流程使用化妆品，及时发现和纠正使用过程中存在的问题。2.使用人员培训培训内容使用部门应定期组织使用人员进行培训，培训内容包括化妆品的基本知识、使用方法、质量要求、安全注意事项等方面的内容，确保使用人员熟悉化妆品的相关知识和技能。培训记录使用部门应建立使用人员培训记录台账，记录培训时间、培训内容、培训人员等信息。培训记录应妥善保存，保存期限不少于产品有效期后一年。3.使用记录使用人员应如实填写化妆品使用记录，记录内容包括化妆品的名称、规格、使用日期、使用人员、使用量等信息。使用记录应妥善保存，保存期限不少于产品有效期后一年。

　　七、退货管理1.退货原因质量问题因化妆品存在质量问题，如变质、损坏、功效不符等原因，客户要求退货的，销售部门应及时受理，并通知质量管理部门进行调查处理。非质量问题因客户自身原因，如购买错误、不喜欢产品款式、使用后过敏等原因，客户要求退货的，销售部门应按照公司规定进行审核，如符合退货条件，应及时为客户办理退货手续。2.退货流程客户申请客户应向销售部门提出退货申请，并提供相关证明材料，如购买凭证、产品质量问题证明等。销售审核销售部门收到客户退货申请后，应进行审核，核实退货原因和相关证明材料。如符合退货条件，销售部门应填写退货申请表，注明退货原因、产品名称、规格、数量、购买日期等信息，并报质量管理部门审批。质量检验质量管理部门收到退货申请表后，应对退货化妆品进行质量检验，确认是否存在质量问题。如确属质量问题，质量管理部门应填写质量检验报告，注明检验结果和处理意见，并通知采购部门和仓库管理部门。退货处理采购部门根据质量管理部门的处理意见，与供应商沟通协调，办理退货手续，并承担相应的费用。仓库管理部门收到退货化妆品后，应按照规定进行验收，如验收合格，应将退货化妆品入库妥善保管，并做好退货记录。

　　八、不合格品管理1.不合格品识别验收环节在化妆品验收过程中，验收人员如发现化妆品存在外观缺陷、质量不符合标准、资质文件不全等情况，应判定为不合格品。储存环节仓库管理人员在库存检查过程中，如发现化妆品有变质、损坏、过期等情况，应判定为不合格品。销售环节销售人员在销售过程中，如发现客户反馈化妆品存在质量问题或收到质量管理部门通知某批次化妆品为不合格品时，应及时识别不合格品。2.不合格品标识对于识别出的不合格品，应立即进行标识，防止不合格品与合格品混淆。标识方法可采用在不合格品上粘贴红色标识牌、在包装上加盖不合格印章等方式，并注明不合格品的名称、规格、批次、不合格原因等信息。3.不合格品隔离不合格品应与合格品分开存放，存放在专门的不合格品区域，并设置明显的标识。不合格品区域应保持清洁、干燥，防止不合格品受到污染或损坏。4.不合格品评审质量管理部门应组织相关部门对不合格品进行评审，评审内容包括不合格品的性质、严重程度、产生原因、对产品质量和使用安全的影响等方面。根据评审结果，确定不合格品的处理方式，如退货、换货、返工、报废等。5.不合格品处理退货对于因质量问题或供应商原因导致的不合格品，采购部门应及时与供应商沟通协调，办理退货手续，并要求供应商承担相应的费用。换货对于某些可以通过换货解决的不合格品，采购部门应与供应商协商，要求供应商更换合格的产品，并确保换货后的产品质量符合要求。返工对于一些轻微质量问题的不合格品，经质量管理部门评估同意后，可采取返工措施进行处理。返工过程应按照规定的方法和流程进行，返工后的产品应重新进行检验，确保质量合格。报废对于无法返工、换货或退货的不合格品，应进行报废处理。报废过程应做好记录，包括不合格品的名称、规格、数量、报废原因、处理日期等信息，并按照相关规定进行销毁或处置。6.不合格品记录质量管理部门应建立不合格品记录台账，记录不合格品的名称、规格、批次、不合格原因、处理方式、处理日期等信息。不合格品记录应妥善保存，保存期限不少于产品有效期后一年。

　　九、人员培训与考核1.培训计划质量管理部门应根据公司化妆品管理的实际情况，制定年度人员培训计划，明确培训内容、培训时间、培训人员等信息。培训计划应涵盖化妆品质量法规、质量标准、验收方法、储存要求、销售技巧、售后服务等方面的内容，确保相关人员具备必要的专业知识和技能。2.培训实施内部培训公司应定期组织内部培训，邀请内部专业人员或外部专家进行授课。培训方式可采用集中培训、现场讲解、案例分析等多种形式，确保培训效果。外部培训根据工作需要，公司可选派相关人员参加外部培训课程或研讨会，了解行业最新动态和质量管理要求，提升人员素质。3.培训记录培训组织部门应建立培训记录台账，记录培训时间、培训地点、培训内容、培训讲师、参加人员等信息。培训记录应妥善保存，作为人员考核和晋升的重要依据。4.考核评估质量管理部门应定期对相关人员进行考核评估，考核内容包括化妆品管理知识、操作技能、工作业绩等方面。考核方式可采用书面考试、实际操作、工作表现评价等多种形式，确保考核结果客观、公正。5.激励措施对于在化妆品管理工作中表现优秀的人员，公司应给予适当的奖励和表彰，如奖金、荣誉证书、晋升机会等，激励员工积极参与化妆品管理工作，提高工作质量和效率。